Een inbox-systeem met postbakjes

De post komt in de gang binnen, belandt op de keukentafel en verhuist dan naar je bureau. Op dat traject raakt een aanmaning of een uitnodiging zoek. Waar het archiveren thuis gaat over papier dat al beslist is, gaat dit over de fase daarvoor: papier dat nog een actie vraagt.

Drie bakjes en niet meer

Bakje een is in: alles wat binnenkomt en nog niet bekeken is. Bakje twee is te doen: iets vraagt een betaling, een antwoord of een handtekening. Bakje drie is klaar voor archief: afgehandeld en wacht op de verhuizing naar je map. Een vierde bakje voor twijfelgevallen lijkt nuttig, maar dat wordt de bak die niemand ooit leegmaakt.

Waarom een uitschuifbare set werkt

Bij een stapelset van drie kan je enkel bij het bovenste bakje zonder te tillen. Modellen waarbij de vakken naar voren uitschuiven laten je in het onderste bakje kijken zonder de rest op te tillen, en dat is het verschil tussen wel en niet gebruiken.

Een vaste route van deur naar bakje

Zet het in-bakje op de plek waar de post nu al terechtkomt, ook als dat niet je bureau is. Een bakje in de gang dat je elke dag vult werkt beter dan een bakje op je bureau dat je twee keer per week haalt. Loopt de post via meerdere mensen, spreek dan een plek af die voor iedereen op de weg ligt.

Het wekelijkse half uur

Kies een vast moment, bijvoorbeeld zondagavond, en werk het in-bakje volledig leeg. Per stuk drie keuzes: weg, te doen, of naar archief. Reken op vijf tot tien minuten voor een normale week aan post. Wordt het meer dan een half uur, dan zit er te veel reclame bij en kan je met een sticker op je brievenbus of een filter op je mailbox aan de bron werken.

Papier met een deadline

Een factuur met een vervaldatum hoort niet enkel in het te doen-bakje. Zet de datum meteen in je agenda of stel een herinnering in op je gsm, en schrijf op het blad in de rechterbovenhoek wanneer het moet gebeuren. Het bakje toont je wat er ligt, maar niet wanneer het dringend wordt.

Wat je volume echt bepaalt

Zet reclame en gratis bladen direct bij het oud papier, nog voor het bakje. Dat halveert bij veel gezinnen het volume. Schakel daarnaast over op digitale facturen bij je energieleverancier en telecomoperator, want daarmee valt de grootste vaste stroom papier weg. Wat er dan nog op papier binnenkomt, is meestal het spul dat je toch wil bewaren.

Veelgestelde vragen

Kan ik dit met een gezin van vier volhouden?

Geef ieder gezinslid een eigen vak in de in-bak of gebruik een set van drie voor de post die iedereen aangaat. Schoolbrieven horen bij de persoon en niet bij het gezin.

Waar zet ik de bakjes als mijn bureau vol staat?

Aan de wand of op een plank boven je blad. Een verticale houder neemt minder bladoppervlak dan een liggende stapelset.

Wat doe ik met post voor iemand anders in huis?

Een apart vak per persoon is duidelijker dan een gedeelde stapel. Leg een naam op elk vak.

Nog niet gevonden wat je zoekt? Bekijk het volledige aanbod op bol.com →

Lees ook

• Documenten archiveren thuis
• Papier digitaliseren en weggooien
• Bureau organizer voor papier en documenten

Dit artikel bevat affiliate links naar bol.com. Koop je via zo’n link, dan ontvangen wij een kleine commissie zonder dat jij meer betaalt. Zo houden we bureauorganizer.be gratis en onafhankelijk.