De papierstroom op je bureau beheersen

Een stapel papier op een bureau groeit ongeveer 2 cm per maand als je er niets aan doet, en de bodem ervan bestaat uit dingen die je vier maanden geleden al had moeten regelen. Digitale rommel opruimen lost de helft van het probleem op, maar de bank, de mutualiteit en de school blijven papier sturen. Dit gaat over hoe je die stroom stuurt in plaats van stapelt.

Vier bakken en niets ertussen

Zet vier plekken op of naast je bureau. Binnen: wat vandaag binnenkwam, ongeopend mag het daar liggen. Actie: iets wat jij moet doen. Wachten: iets waar een ander aan zet is. Bewaren: klaar, moet naar de kast. Meer dan vier bakken en je twijfelt waar iets hoort.

Het moment dat je sorteert

Kies een vast tijdstip, bijvoorbeeld elke avond om zes uur of twee keer per week op maandag en donderdag. Sorteren op het moment dat de post binnenkomt lijkt efficient, maar onderbreekt je werk telkens opnieuw. Reken vijf tot tien minuten voor een gezinspost van een week.

Drie beslissingen per blad

Neem elk blad een keer op en beslis dan: weg, in een van de vier bakken, of ingescand en dan weg. Een blad twee keer oppakken zonder beslissing is wat een stapel maakt. Reclame, enveloppen en al betaalde bevestigingen gaan direct bij het papier.

Wat je in Belgie echt bewaart

Facturen en boekhoudstukken van een zelfstandige activiteit houd je zeven jaar. Loonfiches en pensioenbewijzen bewaar je zonder einddatum, want die heb je bij je pensioenaanvraag nodig. Aankoopbewijzen houd je tot de garantie verloopt, meestal twee jaar. Bankuittreksels hoef je niet op papier te houden zolang je ze digitaal kan ophalen.

Scannen in plaats van stapelen

Met je gsm en een scanapp scan je een blad in tien seconden. Leg het bij daglicht op een egale ondergrond en maak er een pdf van, geen foto. Noem het bestand met de datum vooraan. Het origineel mag weg behalve bij aktes, arbeidsovereenkomsten en alles met een handtekening of stempel.

Wat rechtop hoort en wat vlak

Papier dat je nog aanraakt, leg je vlak in een stapelbak van A4-formaat. Papier waar je in bladert, zet je rechtop in mappen, want in een stapel van meer dan 3 cm hoog vind je niets terug. De vuistregel: tot ongeveer dertig bladen werkt vlak, daarboven rechtop in een ringmap of hangmap. Zet op elke map een etiket met het jaartal, niet met een omschrijving als Diversen.

De bak die nooit leegloopt

Zit er na een maand nog iets in Wachten, dan moet je iemand herinneren. Loopt Actie over, dan zit er werk in dat langer duurt dan tien minuten: zet dat als blok in je agenda. Een bak die overloopt, betekent dat er een beslissing ontbreekt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stapelbakken heb ik nodig?

Drie tot vier, meer niet. Een set van drie vakken boven elkaar neemt maar 25 bij 35 cm van je blad in en dekt Binnen, Actie en Wachten.

Mag ik afgekeurde documenten bij het gewone papier?

Papier met je rekeningnummer, rijksregisternummer of loongegevens versnipper je eerst. De rest mag bij het papierafval.

Werkt een papierloos bureau echt?

Vrijwel, maar reken op een dunne map met originelen die je wel moet houden. Die past in een enkele ringmap per huishouden.

Nog niet gevonden wat je zoekt? Bekijk het volledige aanbod op bol.com →

Lees ook

• Digitale rommel opruimen: bureaublad en bestanden
• De opruimroutine van vijf minuten
• Een opgeruimd bureau en productiviteit

Dit artikel bevat affiliate links naar bol.com. Koop je via zo’n link, dan ontvangen wij een kleine commissie zonder dat jij meer betaalt. Zo houden we bureauorganizer.be gratis en onafhankelijk.